POLITYKA PRYWATNOŚCI

Testy beta aplikacji WIN-LAW · wersja 1.0 (beta)

1. Administrator i kontakt

Administratorem Twoich danych osobowych jest Winlaw spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu, Pl. Konstytucji 3 Maja 3, 50-083 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001246573, NIP 8993060973, REGON 544969270, kapitał zakładowy 5 000,00 zł.

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym w celu realizacji przysługujących Ci praw, możesz skontaktować się z Administratorem pod adresem winlawpl@gmail.com albo pisemnie na adres siedziby.

2. Charakter testowy usługi a Twoje dane

Aplikacja WIN-LAW jest udostępniana w wersji rozwojowej. Ma to trzy konsekwencje dla Twoich danych:

dane mogą zostać utracone wskutek awarii albo prac rozwojowych — zachowuj własne kopie dokumentów;

okresy przechowywania są krótsze niż będą w wersji finalnej;

wszystkie dane z fazy testów zostaną trwale usunięte po ich zakończeniu, na zasadach opisanych w punkcie 10.

Wprowadzanie dokumentów do Aplikacji jest w pełni dobrowolne. Aplikacja działa również bez nich.

3. Zakres przetwarzanych danych

Kategoria

Dane

Źródło danych

Konto

adres poczty elektronicznej, hasło w postaci skrótu kryptograficznego, data rejestracji

udostępnione przez Użytkownika

Materiały wprowadzone do Aplikacji

treść dokumentów sądowych, pism i notatek, w tym dane osób trzecich

udostępnione przez Użytkownika

Przebieg symulacji

treść Twoich wypowiedzi oraz treści wygenerowane przez system sztucznej inteligencji

zapisane podczas korzystania z Aplikacji

Nagrania i transkrypcje

zapis dźwiękowy Twojej wypowiedzi (usuwany po przetworzeniu) oraz jego zapis tekstowy

utrwalone przez mikrofon urządzenia Użytkownika

Zgłoszenia

treść uwag i opisów błędów

udostępnione przez Użytkownika

Telemetria testowa

informacje o użytych funkcjach, czasie trwania sesji, wystąpieniu błędów

rejestrowane automatycznie przez Aplikację

Dane techniczne

adres IP, identyfikator sesji, logi systemowe, typ urządzenia i przeglądarki

rejestrowane automatycznie przez Aplikację

Administrator nie przetwarza danych płatniczych, ponieważ udział w testach jest nieodpłatny.

4. Mikrofon, nagrania i transkrypcje

1. Symulację możesz prowadzić w formie mówionej albo pisemnej. Wybór należy do Ciebie, a korzystanie z mikrofonu wymaga Twojej zgody udzielonej w ustawieniach urządzenia lub przeglądarki i możliwej do cofnięcia w każdej chwili.

2. Nagranie Twojej wypowiedzi jest przetwarzane wyłącznie w celu sporządzenia zapisu tekstowego. Po sporządzeniu transkrypcji nagranie jest niezwłocznie i trwale usuwane. Administrator nie przechowuje zapisów dźwiękowych.

3. Transkrypcja jest przetwarzana na tych samych zasadach i przez ten sam czas co pozostałe treści z przebiegu symulacji.

4. Administrator nie wykorzystuje Twojego głosu do identyfikacji ani weryfikacji tożsamości, nie tworzy profilu głosowego i nie przetwarza danych biometrycznych w rozumieniu art. 4 pkt 14 RODO.

5. Administrator nie analizuje cech Twojego głosu w celu rozpoznania emocji ani stanu psychicznego.

6. Transkrypcja Twojej wypowiedzi może zawierać dane szczególnych kategorii, jeżeli sam je wypowiesz. Stosuje się do nich zasady opisane w punkcie 5 Polityki.

5. Dane szczególnych kategorii

1. Dokumenty, które możesz wprowadzić do Aplikacji, mogą zawierać dane ujawniające stan zdrowia, w tym stan zdrowia psychicznego, oraz dane dotyczące życia rodzinnego i seksualnego — Twoje oraz osób trzecich. Są to dane szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO.

2. Podstawą przetwarzania takich danych jest Twoja wyraźna zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), wyrażana odrębnie przed pierwszym wprowadzeniem pliku do Aplikacji. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, ze skutkiem na przyszłość, pisząc na adres winlawpl@gmail.com albo korzystając z ustawień konta.

3. Podanie tych danych jest całkowicie dobrowolne i nie warunkuje udziału w testach. Odmowa nie powoduje żadnych negatywnych konsekwencji.

4. Administrator nie przetwarza danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych (art. 10 RODO). Wprowadzanie takich danych do Aplikacji jest zakazane Regulaminem, a wykryte pliki są usuwane.

6. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel

Podstawa prawna

Okres przechowywania

Prowadzenie konta i udostępnienie Aplikacji

art. 6 ust. 1 lit. b RODO

do usunięcia konta albo zakończenia testów

Przetwarzanie dokumentów i przebiegu symulacji

art. 6 ust. 1 lit. b oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO

30 dni od wprowadzenia albo do usunięcia przez Ciebie

Rozwój Aplikacji, analiza błędów, telemetria

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

do zakończenia testów

Obsługa zgłoszeń i informacji zwrotnej

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

do zakończenia testów

Rozpatrywanie reklamacji

art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO

1 rok po zakończeniu sprawy

Ustalenie i dochodzenie roszczeń

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

do upływu terminu przedawnienia

Bezpieczeństwo i przeciwdziałanie nadużyciom

art. 6 ust. 1 lit. f RODO

12 miesięcy

Rozwój własnego modelu sztucznej inteligencji

art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda)

do wycofania zgody

Informowanie o udostępnieniu wersji finalnej

art. 6 ust. 1 lit. a RODO

do wycofania zgody

Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest rozwój i sprawdzenie działania Aplikacji, zabezpieczenie roszczeń oraz przeciwdziałanie nadużyciom.

Telemetria i analiza błędów obejmują wyłącznie dane o sposobie korzystania z funkcji. Treść dokumentów i treść symulacji nie jest wykorzystywana do tych celów bez Twojej odrębnej zgody.

7. Dane osób trzecich

1. Dokumenty wprowadzane do Aplikacji mogą zawierać dane drugiego rodzica, dzieci, świadków i innych osób. Administrator przetwarza je wyłącznie w celu wykonania umowy z Użytkownikiem.

2. Administrator nie kontaktuje się z tymi osobami. Realizacja obowiązku informacyjnego z art. 14 RODO wobec każdej z nich wymagałaby niewspółmiernie dużego wysiłku (art. 14 ust. 5 lit. b RODO). Pełna informacja o zasadach przetwarzania jest udostępniana każdej zainteresowanej osobie niezwłocznie po zgłoszeniu żądania na adres winlawpl@gmail.com.

3. Osoby, których dane zostały wprowadzone do Aplikacji, mogą realizować swoje prawa pod tym samym adresem. Administrator rozpatruje takie żądania z uwzględnieniem praw i wolności Użytkownika oraz przepisów o postępowaniu sądowym.

4. Dane dzieci przetwarzane są wyłącznie w takim zakresie, w jakim znajdują się w dokumentach wprowadzonych przez rodzica. Administrator zaleca ich usunięcie z dokumentów przed wprowadzeniem, a wobec takich danych stosuje skrócone okresy przechowywania oraz szyfrowanie.

8. Odbiorcy danych

Dane mogą być powierzane do przetwarzania podmiotom działającym na zlecenie Administratora, na podstawie umów powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO). Są to następujące kategorie odbiorców:

dostawca infrastruktury serwerowej i hostingu Aplikacji;

dostawca modelu językowego obsługującego symulacje;

dostawca usługi poczty elektronicznej;

dostawca narzędzi analitycznych i monitorowania błędów;

podmioty świadczące na rzecz Administratora obsługę prawną i księgową.

Aktualna lista konkretnych podmiotów przetwarzających jest udostępniana na żądanie zgłoszone na adres winlawpl@gmail.com. O zmianie podmiotu przetwarzającego treść wprowadzonych dokumentów Administrator informuje Użytkowników z 14-dniowym wyprzedzeniem, na adres poczty elektronicznej przypisany do konta.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Administrator dąży do przetwarzania danych na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

2. Jeżeli przekazanie danych poza EOG okaże się niezbędne, następuje wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO) albo standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), uzupełnionych o dodatkowe środki techniczne, w tym szyfrowanie.

3. Kopię zastosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na adres winlawpl@gmail.com.

10. Zakończenie testów i usunięcie danych

1. Po zakończeniu testów beta masz 14 dni na pobranie wprowadzonych przez siebie treści.

2. Po upływie tego terminu wszystkie dane zgromadzone w fazie testów zostają trwale usunięte, z wyjątkiem danych, których zachowanie jest wymagane przepisami prawa albo niezbędne do ustalenia i dochodzenia roszczeń.

3. Dane z fazy testów nie są przenoszone do wersji finalnej Aplikacji. Korzystanie z wersji finalnej będzie wymagało odrębnej rejestracji.

11. Rozwój własnego modelu sztucznej inteligencji

Zgoda opisana w tym punkcie jest dobrowolna. Jej nieudzielenie nie ogranicza dostępu do żadnej funkcji Aplikacji.

1. Administrator prowadzi prace nad własnym modelem sztucznej inteligencji przeznaczonym do obsługi symulacji.

2. Do rozwoju tego modelu Administrator wykorzystuje wyłącznie Twoje wypowiedzi z symulacji — treści wpisane przez Ciebie oraz transkrypcje Twoich wypowiedzi mówionych — i wyłącznie na podstawie Twojej odrębnej, wyraźnej zgody.

3. Do rozwoju modelu nie są wykorzystywane w żadnym zakresie:

a) treści wgranych przez Ciebie dokumentów, pism i notatek;

b) jakiekolwiek dane osób trzecich, w tym drugiego rodzica, dzieci i świadków;

c) nagrania dźwiękowe, usuwane po sporządzeniu transkrypcji;

d) dane Twojego konta oraz dane kontaktowe.

1. Przed wykorzystaniem do rozwoju modelu Twoje wypowiedzi podlegają pseudonimizacji, a następnie usunięciu danych umożliwiających identyfikację: imion, nazwisk, adresów, sygnatur akt, nazw sądów, dat dziennych i innych szczegółów pozwalających powiązać wypowiedź z konkretną osobą lub sprawą.

2. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, pisząc na adres winlawpl@gmail.com albo korzystając z ustawień konta. Wycofanie powoduje natychmiastowe zaprzestanie wykorzystywania Twoich wypowiedzi oraz usunięcie ich ze zbioru przygotowanego do dalszych prac.

3. Administrator informuje wprost, że wycofanie zgody nie powoduje usunięcia danych z modelu, którego uczenie zostało już zakończone, ponieważ jest to technicznie niewykonalne. Ryzyko to jest ograniczane przez usunięcie danych identyfikujących przed rozpoczęciem uczenia, opisane w ustępie 4, tak aby wytworzony model nie zawierał danych pozwalających zidentyfikować Ciebie ani inne osoby.

4. Administrator nie udostępnia Twoich danych osobom trzecim w celu trenowania ich modeli. Dostawca modelu językowego wykorzystywanego w fazie testów nie wykorzystuje danych z Aplikacji do trenowania własnych modeli — Administrator zapewnia to umownie, wyłączając retencję danych po jego stronie.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Treść generowana przez system sztucznej inteligencji ma charakter wyłącznie edukacyjny i nie stanowi oceny ani decyzji.

13. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo do: dostępu do danych (art. 15 RODO), sprostowania danych (art. 16), usunięcia danych (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20), wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21) oraz wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Żądania kieruj na adres winlawpl@gmail.com. Administrator odpowiada w terminie miesiąca, z możliwością przedłużenia o dwa miesiące w przypadku skomplikowanego żądania.

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

14. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, w szczególności: szyfrowanie transmisji (TLS) oraz danych w spoczynku, kontrolę dostępu opartą na rolach, uwierzytelnianie dwuskładnikowe dla personelu, rejestrowanie operacji na plikach, automatyczne usuwanie plików po upływie okresu przechowywania, zobowiązania do zachowania poufności oraz testy bezpieczeństwa.

Przed uruchomieniem testów beta przeprowadzono ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA) zgodnie z art. 35 RODO.

Administrator informuje, że środowisko testowe nie osiągnęło jeszcze docelowego poziomu zabezpieczeń przewidzianego dla wersji finalnej. Z tego powodu zaleca ograniczenie wprowadzanych danych do niezbędnego minimum oraz wcześniejszą anonimizację dokumentów.

O naruszeniu ochrony danych osobowych powodującym wysokie ryzyko naruszenia Twoich praw i wolności Administrator zawiadamia Cię bez zbędnej zwłoki (art. 34 RODO).

15. Pliki cookies

1. Aplikacja wykorzystuje pliki cookies. Cookies niezbędne do świadczenia usługi zapisywane są bez zgody, pozostałe — wyłącznie po jej wyrażeniu, zgodnie z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

2. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili w panelu zarządzania zgodami dostępnym w Aplikacji.

3. Aplikacja wykorzystuje cookies niezbędne, funkcjonalne oraz analityczne. Szczegółowy wykaz plików cookies jest udostępniany na żądanie zgłoszone na adres winlawpl@gmail.com.

16. Zmiany Polityki prywatności

O zmianach Polityki prywatności Administrator informuje z 14-dniowym wyprzedzeniem, na adres poczty elektronicznej przypisany do konta oraz w Aplikacji. Polityka prywatności w wersji 1.0 (beta) obowiązuje od dnia udostępnienia Aplikacji Użytkownikowi.